a) Perumusan Keadaan
Perumusan keadaan adalah penggambaran fakta berupa data dan informasi di suatu wilayah pada saat program disusun yang diperoleh setelah melakukan pengumpulan dan pengolahan data. Sebelum keadaan dirumuskan, perlu dilakukan pengumpulan, pengolahan dan analisis data mengenai potensi, produktivitas dan lingkungan usaha pertanian, perilaku/tingkat kemampuan pelaku utama dan pelaku usaha, dan kebutuhan pelaku utama dalam usahanya disuatu wilayah.Hasil analisis data dan informasi dapat digali melalui berbagai metode partisipatif, diantaranya PRA (Participatory Rural Appraisal), dari rencana kegiatan pelaku utama dan pelaku usaha (RDK/RDKK) serta dari rekapitulasi programa penyuluhan setingkat dibawahnya.
b) Penetapan Tujuan
Penetapan tujuan adalah perumusan keadaan yang hendak dicapai dalam jangka waktu 1 (satu) tahun. Tujuan dirumuskan dengan kalimat-kalimat perubahan perilaku pelaku utama dan pelaku usaha yang hendak dicapai. Penetapan tujuan tersebut dilakukan bersama-sama pemerintah, pelaku utama dan pelaku usaha, serta kelembagaan pelaku utama dan pelaku usaha sehingga rumusan tersebut berupa keinginan dan kepentingan dari kedua belah pihak.
c) Penetapan Masalah
Penetapan masalah adalah perumusan faktor-faktor yang dapat menyebabkan tidak tercapainya tujuan. Faktor-faktor tersebutterutama dicari dari kemampuan pelaku utama dan pelaku usaha dan kelembagaan pelaku utama dan pelaku usaha. Faktor-faktor tersebut disusun berdasarkan:
- Apakah masalah tersebut menyangkut mayoritas pelaku utamadan pelaku usaha dan organisasi petani.
- Apakah erat kaitannya dengan program pembangunan pertanian yang sedang berlangsung di wilayah kerja yang bersangkutan.
- Apakah kemampuan (biaya, tenaga, peralatan, dsb) tersedia untuk pemecahan masalah.Urutan prioritas masalah dapat dilakukan dengan menggunakan teknik faktor penentu (impactpoint) atau teknik peningkatan masalah lainnya. Selain itu, penetapan masalah dilakukan secara partisipatif dengan merujuk pada hasil identifikasi faktor-faktor yang menyebabkan tidak tercapainya tujuan. Penetapan masalah dilakukan dengan tahapan:
- Menetapkan kriteria untuk menetapkan prioritas (melibatkan banyak pelaku utama dan pelaku usaha, sebaran lokasi luas, kerugian yang diakibatkan tinggi, kemudahan untuk mengatasi masalah, mendesak/penting);
- Menetapkan skoring/pembobotan untuk setiap kriteria sesuai dengan kesepakatan;
- Melakukan penilaian terhadap setiap masalah berdasarkan skoring;
- Menetapkan prioritas masalah
Pada tahap ini dirumuskan cara mencapai tujuan, yaitu penetapan rencana kegiatan yang menggambarkan bagaimana tujuan bisa dicapai. Ada dua rencana yang harus disusun, yaitu:
(1) Rencana kegiatan penyuluhan yang meliputi data dan informasi mengenai tujuan, masalah, sasaran, lokasi, metode/kegiatan, waktu, lokasi, biaya dan penanggungjawab serta pelaksana. Masalah dalam rencana kegiatan penyuluhan berupa masalah-masalah yang bersifat perilaku, yang antara lain bisa disidik (identifikasi) berdasarkan teknik faktor penentu.
(2) Rencana kegiatan untuk membantu mengikhtiarkan pelayanan dan pengaturan yang meliputi data dan informasi mengenai tujuan, sasaran, lokasi, jenis kegiatan, waktu, penanggungjawab serta pelaksana. Masalah petani yang bersifat non perilaku antara lain masalah-masalah yang berkaitan dengan kondisi sarana dan prasarana usaha tani, pembiayaan, pengaturan, pelayanan dan kebijakan pemerintah/iklim usaha yang kurang kondusif.
(3) Rencana Monitoring dan EvaluasiRencana monitoring dan evaluasi disusun oleh para penyuluh yang berada di pusat, provinsi, kabupaten/kota, kecamatan, kelurahan/ desa bersama para pelaku utama dan pelaku usaha. Rencana monitoring dan evaluasi meliputi:
(a) Penetapan indikator dan ukuran keberhasilan programa
> Indikator ditetapkan berdasarkan tujuan kegiatan-kegiatan (keluaran/output) yang telah ditetapkan dalam programa.
> Ukuran keberhasilan ditetapkan berdasarkan indikator yang dapat diukur (data kualitatif dan kuantitatif).
(b) Penyusunan instrumen monitoring dan evaluasi
> Instrumen monitoring disusun berdasarkan rencana dan realisasi kegiatan-kegiatan yang tercantum dalam programa penyuluhan.
> Instrumen evaluasi disusun dalam bentuk daftar pertanyaan/daftar isian berdasarkan indikator yang telah ditetapkan.
(c) Penetapan jadual monitoring dan evaluasi
Monitoring dilakukan paling kurang 3 (tiga) bulan sekali atau triwulanan, sedangkan evaluasi dilakukan menjelang akan disusunnya programa penyuluhan tahun berikutnya.
e) Revisi Programa Penyuluhan
Revisi programa penyuluhan pusat, provinsi, kabupaten/kota, kecamatan, kelurahan/desa dilakukan karena adanya perubahan-perubahan keadaan yang mengakibatkan berubahnya tujuan, masalah dan rencana kegiatan, yang disebabkan antara lain:
- Kesalahan analisa data dan informasi yang digali melalui PRA;
- Kesalahan dalam penyusunan rencana kegiatan penyuluhan yang telah disusun oleh pelaku utama dan pelaku usaha disetiap tingkatan dan kelompok;
- Kesalahan dalam perumusan keadaan;
- Kesalahan dalam penetapan tujuan;
- Kesalahan dalam penetapan masalah;
- Kesalahan dalam penetapan kegiatan; dan
- Perubahan dalam dukungan pembiayaan.